REGLEMENT INTERIEUR

 

Préambule

Les statuts de l’association Automobiles Sportives du Sud Ouest dont la création (RNA N° W335006921 par déclaration du 18/12/2018) et la publication au Journal Officiel de la République française datent du 22 décembre 2018 (annonce numéro 623), prévoient (article 15) que :

« Un règlement intérieur peut être établi par le bureau.

Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont traits à l’administration interne de l’association. »

A cette fin, les dispositions suivantes sont arrêtées :

Article 1 : Objet

Le présent règlement intérieur a pour objet de définir, de compléter ou de préciser les modalités utiles au bon fonctionnement de l’association Automobiles Sportives du Sud Ouest (A.S.S.O.) telles qu’elles figurent notamment dans les statuts de l’association.

En cas de litige ou d’interprétation contradictoire des clauses des différents documents cités à l’alinéa précédent, l’ordre de priorité décroissant desdits documents sera le suivant :

  • Les statuts de l’association, déposés le 18 décembre 2018 et éventuellement modifiés ;
  • Le présent règlement intérieur.

TITRE I : MEMBRES

Article 2 : Composition

L’association est composée des membres suivants (définis à l’article 5 des statuts) :

  • Membres fondateurs

Les membres fondateurs (membre de droit du 1er bureau issu de la création de l’association) acquittent la cotisation annuelle, participent de droit à l’assemblée générale avec voix délibérative et prépondérante, et sont également membres à vie pendant toute leur existence (en cas de décès, cette qualité de membre à vie n’est pas transmise à ses héritiers).

  • Membres d’honneur

Les membres d’honneur désignés par le bureau (pour services rendus ou rendent à l’association) sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle, et ont le droit de participer à l’assemblée générale avec voix délibérative.

Pour être membre d’honneur , un membre devra en faire la demande au bureau qui approuvera ou non la demande. Il sera chargé de l’organisation de l’activité qui lui est confiée par le bureau sans cotisation. Il sera membre de l’assemblée générale avec voix délibérative.

  • Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs acquittent une cotisation annuelle dont le montant sera précisé dans le règlement intérieur, ont le droit de participer à l’assemblée générale avec voix délibérative.

Les membres bienfaiteurs sont cooptés par au moins deux membres du bureau, et statué lors de chaque réunion sur les demandes d’admission présentées.

Un membre devra faire sa demande au bureau qui approuvera ou non la demande.

  • Membres actifs ou adhérents

Les membres adhérents actifs ou simples adhérents acquittent la cotisation annuelle révisable chaque année, et sont membres de l’assemblée générale avec voix délibérative.

Pour être membre, il faut être majeur et jouir de ses droits civils.

Les membres sont des personnes physiques ou morales. Ils adhérent de fait au présent règlement.

Ils sont membres de l’assemblée générale avec voix délibérative, sans aucune notion d’ancienneté.

Article 3 : Membres adhérents invités

Les manifestations organisées par l’association le sont à destination des membres de l’association en priorité.

La participation aux manifestations organisées par l’association est néanmoins ouverte à des propriétaires de voitures sportives ou de collection sous certaines conditions, pour une participation ponctuelle.

Le participant devra se faire connaître dans les mêmes conditions de délais et d’inscription que les adhérents auprès du secrétariat de l’association.

Un formulaire d’admission à la manifestation lui sera remis, formulaire qui devra impérativement être remis au secrétariat de l’association intégralement renseigné et régularisé dans les délais prescrits, notamment sur le sujet du véhicule utilisé, des assurances personnelles souscrites et de la régularisation des décharges de responsabilités reprises au règlement intérieur de l’association. Sa participation à la manifestation sera acceptée au titre de la liste d’attente systématique gérée par le secrétariat de l’association. Le candidat, qui est accepté pour une participation ponctuelle, devra prendre connaissance de règlement intérieur de l’association mis à sa disposition en début de manifestation et signer un « bon pour prise de connaissance et bon pour accord » auprès du secrétariat de l’association.

Il devra également s’acquitter d’une cotisation minorée définie à l’article 4, qui s’ajoute au règlement financier de la manifestation évoquée à l’article 19. Cette participation ponctuelle ne sera accordée qu’une seule fois par membre adhérent invité. Ce même membre devra s’acquitter de la totalité de la cotisation annuelle, s’il souhaite participer à de nouvelles manifestations.

Les membres adhérents invités ne sont pas membres de l’assemblée générale, et sont sans voix délibérative.

Article 4 : Cotisation

L’année sociale est fixée du 1er Janvier au 31 Décembre.

Un droit d’entrée est demandé à tout nouveau membre lors de sa première adhésion à l’association, il est donc versé une fois pour toutes.

Toute adhésion nouvelle doit être accompagnée du versement du droit d’entrée et de la cotisation de l’exercice courant faute de quoi elle ne saurait être accueillie. Aucun prorata ne sera effectué pour les nouveaux membres s’inscrivant en cours d’année.

Quelle que se soit la date de la réadmission d’un ancien membre exclu pour défaut de paiement (Art. 7 des statuts) ou démissionnaire, la cotisation entière de l’exercice courant sera due par ce dernier comme s’il s’était inscrit au 1er janvier.

Les cotisations et sommes de toutes sortes versées par un membre exclu, démissionnaire ou décédé sont irrévocablement acquises à la caisse de l’association.

  • Les membres fondateurs acquittent la cotisation annuelle.
  • Les membres d’honneur sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle.
  • Les membres bienfaiteurs, doivent s’acquitter d’une cotisation dont le montant est supérieure à la cotisation annuelle d’un membre actif.
  • Les membres actifs ou adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation valable durant l’année en cours et renouvelable.
  • Les membres adhérents invités acquittent la cotisation minorée, valable pour une seule manifestation sur l’exercice en cours.

La cotisation de l’exercice et le droit d’entrée sont fixés par le bureau.

La cotisation et le droit d’entrée sont révisables annuellement avant la fin décembre, ils sont fixés pour l’exercice suivant le 1er janvier, la cotisation est appelée en janvier.

Le versement de la cotisation doit être établi par chèque, carte bleue ou virement à l’ordre de l’association. Le versement est effectué au plus tard le 31 janvier de l’année en cours, lors du renouvellement d’adhésion. Le droit d’entrée sera établi par les mêmes moyens.

Une fois l’inscription, le droit d’entrée et la cotisation enregistrés, les membres reçoivent une carte de membre.

 

  • Droit d’entrée : 0 euros (au 01/01/2019)

 

Montant de la cotisation annuelle :

  • Membres fondateurs : 75 euros (au 01/01/2019)
  • Membres bienfaiteurs: à partir de 100 euros (au 01/01/2019)
  • Membres actifs ou adhérents : 60 euros (au 01/01/2019)
  • Membres adhérents invités : 15 euros (au 01/01/2019)

Article 5 : Admission

L’adhésion à l’association est ouverte à toutes personnes passionnées et possesseurs d’automobiles sportives ou de collection. L’admission se fait lorsque un membre a rempli les conditions d’adhésion prévues à cet effet à l’article 6 des statuts.

Le candidat devra fournir :

  • Le bulletin de « demande d’adhésion » dûment rempli et signé,
  • Le document des « conditions demande d’adhésion » dûment rempli et signé,
  • Le versement de la cotisation.

Article 6 : Exclusion

Selon les procédures définies à l’article 7 des statuts, les cas de radiations sont énoncés, puis précisés ici et  peuvent déclencher une procédure d’exclusion.

Radiation pour :

  • Non paiement de la cotisation annuelle
  • Motif grave
  • Non respect du règlement intérieur.

La procédure d’exclusion doit être prononcée par le bureau à la majorité.

Le Président, en concertation avec le bureau, se réserve la possibilité d’annuler ou de ne pas renouveler l’adhésion d’un membre de l’association qui n’aurait pas un comportement conforme au respect des autres membres de l’association et au fonctionnement harmonieux de l’association, notamment en cas de troubles ou de conduite dangereuse, par manque de civisme ou de courtoisie au cours d’une manifestation de l’association, vis-à-vis des membres du bureau, des organisateurs, des autres membres ou de tiers.

Article 7 : Démission, Décès, Disparition

Conformément à l’article 7 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa décision au Président de l’Association.

Article 8 : Conséquences de l’adhésion : Communication et coordonnées

Le bureau s’engage à ne pas transmettre les informations concernant les membres et leur adhésion à des tiers en dehors des membres de l’association et pour les besoins de gestion administrative et d’expédition à destination des membres.

Par ailleurs les membres autorisent l’association à utiliser pour sa promotion les images prises durant les manifestations de l’association qui les représenteraient et représenteraient leurs véhicules.

Chaque membre dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent (art. 34 de la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978).

Pour exercer ce droit le membre qui le souhaite contactera le bureau.

Article 9 : Conséquences de l’adhésion : Obligation des membres

L’adhésion à l’association, à quel titre que ce soit, entraîne la pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

TITRE II : INSTITUTIONS ET FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

Article 10 : Le Bureau

Conformément à l’article 9 des statuts de l’association, le bureau est défini (mandat et composition), et à l’article 10, pour le rôle de chacun des membres du bureau.

Les 6 membres du bureau sont :

  • Un Président : Alexandra CHAUDON
  • Un Trésorier : Christine MARCEAU
  • Un Secrétaire : Patrice MARCHAT
  • Un Vice-Président : Gérard MARCEAU
  • Un Trésorier Adjoint : Isabelle MARCHAT
  • Un Secrétaire Adjoint : Laurent DAVID

Les membres d’honneur ou actifs pouvant être en charge de certaines parties de l’organisation ne font pas partie du bureau, et n’ont aucun pouvoir de décision.

Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :

C’est le bureau qui est en chargé d’appliquer les orientations approuvées par l’assemblée des membres et de veiller au bon fonctionnement de l’association. Il a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion de celle-ci sur l’exercice en cours, en particulier :

  • Il contracte une assurance de Responsabilité Civile,
  • Il alloue les ressources existantes aux différentes activités en cours,
  • Il fixe le montant de la cotisation annuelle et l’échéance de son paiement,
  • Il modifie les statuts sous réserve de ratification pour la prochaine assemblée générale ordinaire,
  • Il crée et modifie le règlement intérieur, soumis à l’approbation de l’assemblée générale la plus proche,
  • le respect de l’esprit et du lien social caractéristiques de notre association (l’amitié, la convivialité, la passion et du plaisir),
  • l’organisation des manifestations,
  • la relation avec nos partenaires.

Article 11 : Assemblée Générale ordinaire

Conformément à l’article 12 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du Président.

Seuls les membres à jour de leur cotisation sont autorisés à participer.

Ils sont convoqués suivant la procédure des statuts.

Le vote des résolutions s’effectue à main levée.

Le renouvellement du bureau s’effectue tous les trois ans, renouvelable par tiers tous les trois ans et sont rééligibles à l’assemblée générale.

Seuls les membres avec une adhésion en cours de validité sont éligibles.

Article 12 : Assemblée Générale extraordinaire

Conformément à l’article 13 des statuts de l’association, l’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de modification essentielles des statuts, et sur la dissolution de l’association.

L’ensemble des membres de l’association seront convoqués selon la procédure des statuts.

Le vote se déroule selon les modalités des statuts.

Les votes par correspondance sont interdits.

TITRE III : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 13 : Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur de l’association, est établi et approuvé par le bureau, conformément à l’article 15 des statuts.

Il est applicable à son entrée en vigueur au 1er janvier 2019.

Toute modification, soumise et approuvée par le bureau, fera l’objet d’un avenant soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale la plus proche.

Ce règlement intérieur est adressé à toutes les personnes demandant leur adhésion à l’association.

Article 14 : Communications

Aucune communication publique ne peut être faite au nom de l’association sans l’approbation préalable du bureau.

TITRE IV : MANIFESTATIONS

Article 15 : Code de la route

Tout membre doit se conformer au code de la route lors des déplacements sur la voie publique.

L’association ne pourra être tenue pour responsable en cas de manquement.

Article 16 : Déplacement en groupe

  • Se présenter aux rendez-vous 5 à 10 minutes à l’avance,
  • Préconiser de se présenter aux rendez-vous avec le plein de carburant,
  • Respecter les distances de sécurité,
  • Signaler toute avarie à l’un des membres du bureau ou de l’organisation dont les coordonnées figurent dans la liste des portables qui vous sera communiquée.

Article 17 : Responsabilité des membres

Décharge de responsabilité

La participation aux activités de l’association se fait sous l’entière responsabilité du membre qui s’oblige à respecter les lois et règlements, en particulier pour tout ce qui concerne la possession et l’utilisation, le contrôle technique, l’assurance et la conduite de véhicules automobiles en tous lieux et toutes circonstances, notamment sur circuit.

Le membre décharge de toute responsabilité l’association et ses dirigeants, il renonce à tout recours, action ou demande en cas de dommages corporels et/ou matériels subis par lui et ses accompagnants ou causés à un autre membre de l’association ou à un tiers, à l’occasion d’accident ou de vol survenu pendant ou à l’occasion d’une manifestation organisée par l’association.

Permis de conduire

Le membre déclare être titulaire du permis de conduire en cours de validité.

Le membre s’engage à signaler à l’association tout retrait de son permis de conduire quelle qu’en soit la cause. Toute fausse information ou dissimulation à ce titre serait considérée comme un dol dégageant automatiquement toute responsabilité de l’association à ce sujet.

Prévention alcool et sécurité

Le membre s’engage à avoir un comportement raisonnable et responsable en toutes circonstances notamment quant à la consommation de boissons alcoolisées lors des déjeuners et autres, et ce dans le respect strict des règles du Code de la route en vigueur dans le pays ou le lieu où se déroulent les manifestations auxquelles participent les membres.

Les organisateurs se réservent la possibilité d’intervenir et de prendre toutes les dispositions appropriées dans le cas où un participant manifesterait un état de consommation incompatible avec la conduite de son véhicule ou en cas de conduite dangereuse ou de troubles, par manque de civisme ou de courtoisie au cours d’une manifestation de l’association, vis-à-vis des membres du bureau, des organisateurs, des autres membres ou de tiers.

D’une façon générale, les organisateurs se réservent le droit d’exclure de façon temporaire ou définitive un participant dont le comportement serait de nature à mettre en cause le bon déroulement de la manifestation, et / ou de mettre en danger sa sécurité et celle d’autrui.

 

Accompagnants

Les personnes autres que les membres (article 2 et 3), participant aux sorties sont considérées comme accompagnants, et ne peuvent se prévaloir du statut de membre.

Le membre s’engage, pour le compte de ses invités éventuels, au strict respect du présent règlement.

Tout invité d’un membre doit être dûment identifié lors de l’inscription à la manifestation, toute autre personne étant considérée comme un intrus non autorisé se déplaçant sous sa responsabilité exclusive.

Passagers à bord des voitures : sont dénommées ainsi toutes personnes qui prennent place dans une voiture et qui n’ont pas la qualité de membre à l’association. Le membre qui accepte d’embarquer un tel passager le fait sous sa responsabilité exclusive et assumera toutes les conséquences dommageables encourues par son passager, renonçant à toute mise en cause ou recours envers l’association pour toutes réclamations éventuelles de ce passager.

Article 18 : Assurances des membres

Quelque soit le type de véhicule utilisé pour la manifestation et quelque soit le statut du participant (membre de l’association ou adhérent invité, qu’il soit propriétaire ou simple utilisateur du véhicule) le minimum obligatoire de garantie d’assurance est la responsabilité civile vis-à-vis des tiers pour les dommages matériels, immatériels et corporels causés du fait et par le véhicule utilisé.

Et, une police d’assurance garantissant contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile du fait des dommages corporels ou matériels causés à d’autres membres de l’association ou à des tiers présents sur les lieux de la manifestation.

L’absence de cette couverture minimale d’assurance automobile obligatoire ayant pour objet de satisfaire aux prescriptions de l’art. L 221-1 du code, exclue d’office toute participation à la sortie considérée.

Article 19 : Règlement financier manifestation

Une contribution financière spécifique est appelée pour chaque sortie, exposition, touristique ou circuit, dont le montant est fixé par le bureau.

Cette contribution est réclamée avec l’inscription à la manifestation et doit être réglée dans le même temps que l’inscription, par carte bleue, virement ou chèque à l’ordre de l’association, sauf disposition contraire adoptée par le bureau.

Pour pallier les difficultés financières induites, les réservations des membres qui n’auront pas réglé le solde à la date demandée, seront annulées. L’acompte éventuellement versé sera remboursé, déduction faite des frais engendrés par une annulation tardive.

Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le bureau peut décider d’accorder soit des remises, soit des exonérations sur le prix demandé pour des membres dirigeants ou encadrants d’activités.

Ces dispositions seront appliquées pour toute manifestation de l’association nécessitant un engagement financier.

TITRE V : REGLEMENT FINANCIER

Ce titre traite des principaux aspects du fonctionnement financier de l’association.

Ils concernent :

  • Le suivi des dépenses, des comptes bancaires et des instruments de paiement,
  • Les relations financières en interne et avec les tiers.

Article 20 : Modalités d’engagement des dépenses

Une prévision de la trésorerie est établie au terme de l’échéance de paiement des cotisations de façon à ce que le bureau puisse gérer en toute conscience.

Les dépenses sont engagées après accord du Président, du Vice-Président, du Trésorier et du Secrétaire.

Seul le Président peut engager des dépenses pour le compte de l’association, dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire.

Article 21 : Instruments de paiement

L’association dispose d’un compte courant bancaire.

Le carnet de chèques et la carte de paiement sont mis à la disposition du Président et du Trésorier. Une gestion internet du compte est possible, consultations, virements, par utilisation d’un code confidentiel détenu par le Président et le Trésorier.

Article 22 : Délégations de signature

Le Président et le Trésorier sont autorisés à faire fonctionner les comptes de l’association. Leurs signatures sont déposées auprès de la banque gestionnaire du compte qui leur a délivré une attestation les autorisant à signer des chèques.

Article 23 : Modalités de remboursement des frais

A titre exceptionnel, un membre de l’association peut être amené à effectuer une mission particulière pour le compte de l’association. A ce titre les frais justifiés par l’activité réelle du membre seront remboursés dans le meilleur délai sur présentation de la facture ou tout autre pièce justificative datée, portant mention explicite de la nature de la dépense et précédemment autorisé par le bureau.

Fait à ASQUES, le 27 Décembre 2018